Согласно 54-ФЗ покупатель при покупках онлайн, как и в любом обычном розничном магазине обязан получить чек. Чтобы пробить чек, нужна онлайн-касса…
В этой статье разберемся во всем разнообразии онлайн-касс и поможем подобрать оптимальное решение для вашего интернет-магазина.
- Что такое онлайн-касса
- Какой вид кассы выбрать
- Самый распространенный вариант
- Как подключить онлайн-кассу к сайту
- Когда можно обойтись без онлайн-кассы интернет-магазину
- Заключение
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса — это касса с фискальным накопителем (ФН), который сохраняет данные о платежных действиях и по сети Интернет отправляет их оператору фискальных данных (ОФД), который далее передает их в Федеральную налоговую службу (ФНС). Информацию, которую содержит в себе накопитель изменить невозможно.
Онлайн кассы бывают нескольких видов:
- Мобильные
- Стационарные (с дисплеем и без)
- Облачные
Мобильные кассы имеют компактный размер, обычно оснащены дисплеем и предназначены для приема платежей при доставке. Такие кассы бывают со встроенным платежным терминалом — устройством для приема платежей с помощью банковских карт.
Стационарные кассы с дисплеем используются, когда предприниматель указывает информацию о продаже товара через дисплей устройства. Для них не обязательно стороннее кассовое программное обеспечение. Стационарные кассы без дисплея представляют собой коробку, которая может печатать чек только при помощи программы на компьютере или торговом терминале — обычно это различного рода CRM и другие информационные системы, позволяющие управлять продажами.
Облачные кассы представляют собой стационарные кассы, размещенные в ЦОДах (дата-центрах), доступ к которым осуществляется через интернет. Предназначены для бизнеса, в котором заказ можно оплатить онлайн. Это позволяет снять вопросы с обслуживанием физической кассы и сосредоточиться на интернет-магазине.
Какой вид кассы выбрать
Для подбора нужной кассы нужно ответить на несколько вопросов, тогда будет понятно, какой вариант подойдет больше всего.
Какой у вас вид деятельности?
Для начала требуется определить вид торговой деятельности.
При онлайн-торговле удобно работать с автономными кассовыми аппаратами, которые автоматически открывают и закрывают смены. Облачные кассы сделаны для деятельности онлайн, они работают автоматически, передают данные налоговой и выдают электронные чеки потребителям. Такие кассы легко интегрировать с сайтом магазина, и они работают постоянно — компании, предоставляющие облачные кассы сами заинтересованы, чтобы вы могли легко подключить их решение.
Офлайн торговля требует кассу, которая может напечатать бумажные чеки.
Для совмещения деятельности онлайн и офлайн компаний можно приобрести только один кассовый аппарат, через который можно будет приобрести товар в розницу и через сайт. Такой способ позволит вам приобрести только одну кассу, но придется приложить больше усилий. В первую очередь надо найти подходящую кассу, которая легко подключается к интернет-магазину. Далее, необходимо следить, чтобы интеграция с интернет-магазином работала стабильно — никому не нужен штраф за отсутствие чека.
Какие способы оплаты вам нужны?
Нужно определить, каким способом будет происходить прием оплаты:
- Наличными или банковской картой курьеру.
- Наличными или банковской картой при самовывозе или в розничной точке.
- Безналичным способом оплаты через сайт, включая оплату по QR-коду через СБП (систему быстрых платежей).
Какое количество чеков в день планируется выбивать?
Необходимо определить, сколько чеков нужно выдавать в день, поскольку не все кассы могут справляться с любым объемом, поэтому нужно подобрать ту, которая сможет справиться с требуемом количеством. Это актуально, если планируется большой объем заказов.
Где будет стоять касса?
Наличие компьютера или торгового терминала — важно для розничных продаж. При продажах через Интернет, это не является обязательным условием.
Как планируется получать оплату при доставке?
Для начала можно определиться чьими силами будет происходить доставка.
Чаще всего доставкой занимается логистическая компания, которая также по договору может принимать оплату за вас. В такой ситуации покупать отдельную кассу не обязательно, так как выдача чеков будет лежать на курьерах.
При наличии собственных курьеров, у которых можно оплатить товар при доставке, можно использовать мобильную, стационарную и облачную кассы. При первом варианте, курьер привезет ее и сразу же пробьет клиенту чек. При использовании стационарной кассы, курьеры будут выбивать чеки через свой смартфон, который будет подключен к офисной кассе. Такой же вариант подойдет и для облачной кассы.
Самый распространенный вариант
Во время покупки товаров онлайн-касса самостоятельно присылает чек на электронную почту клиента или отправляет ссылку на чек по SMS. И неважно во сколько и когда сделан заказ. Поэтому сайт и касса интернет-магазина обязаны функционировать постоянно, с целью принимать платежи круглосуточно и отправлять чеки покупателям.
Для онлайн-продаж облачная касса подходит идеально. Компания или предприниматель арендуют ее у провайдера облачных услуг, который будет следить за работой этой кассы, контролировать, чтобы подключение к Интернету было стабильным и круглосуточным.
Преимущества работы с таким видом касс:
- Простота в подключении. У организаций, которые сдают в аренду кассы, есть множество готовых решений, как использовать их и интегрировать с сайтами на различных CMS.
- Нет проблем с обслуживанием кассы. Все заботы по хранению и обеспечению доступности лежат на провайдере услуг.
- Есть служба поддержки. Которая всегда проконсультирует, поможет настроить ее и в случае неполадок решат проблему.
- Доступ 24/7. Кассы работают постоянно, поэтому клиент всегда сможет оплатить покупку и получить чек на электронную почту.
Как подключить онлайн-кассу к сайту
Весь процесс можно разделить на несколько шагов. В общих чертах это выглядит так:
- Приобретение УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи), если еще нет. Понадобится для регистрации кассы в ФНС.
- Подключение интернет-эквайринга на сайте (или сервиса по приему платежей). Можно выбрать подходящее решение исходя из доступных способов приема платежей, комиссии и готовых решений для вашей CMS.
- Покупка или аренда онлайн-кассы и покупка ФН. Фискальный накопитель покупается на 15 или 36 месяцев и принадлежит только вам, поэтому арендовать его нельзя.
- Регистрация личного кабинета у ОФД (оператора фискальных данных). Операторов много — выбирайте тот, с которым будет удобнее работать. Некоторые из них предоставляют услуги по обслуживанию кассовой техники. В среднем стоимость услуг составит 3000 руб. в год, но, если вы арендуете облачную кассу — часто услуги ОФД уже включены.
- Регистрация кассы в ФНС. Зарегистрировать можно лично в налоговой или на официальном сайте с помощью УКЭП. Второй вариант проще и быстрее. Часто при аренде облачной кассы этот процесс берет на себя провайдер услуг — дистанционно подключается к вам и регистрирует все при вас.
- Добавление кассы и ФН в личном кабинете ОФД. Это необходимо для фискализации (процесса сохранения данных транзакции в ФН и отправки в налоговую через ОФД).
- Настройка фискализации. Данные о продаже должны поступить на кассу и далее в ОФД. Для этого необходимо произвести некоторые настройки в используемых сервисах.
Пример того, как проходит весь процесс от оплаты до получения чека:
- Пользователь на сайте оплачивает картой товар.
- Информация о платеже поступает в сервис приема платежей.
- Сервис приема платежей передает информацию о транзакции провайдеру услуг, у которого вы арендуете облачную кассу.
- Провайдер передает информацию кассе, пробивается чек и данные передаются в ОФД.
- ОФД фиксирует данные, передает информацию о транзакции в налоговую и отправляет чек клиенту.
Когда можно обойтись без онлайн-кассы интернет-магазину
Существует несколько условий, когда не обязательно покупать онлайн-кассу.
Есть договор с логистической компании о приеме платежей
С логистической компанией можно заключить договор о приеме платежей при доставке или выдаче товара.
Плюсы — вы можете предложить больше способов оплаты и вам не понадобится собственная касса для этого.
Минус — комиссия за транзакции может быть выше, чем у собственной кассы.
Продаете товары на маркетплейсах
Маркетплейсы, такие как Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет и другие, закрывают все вопросы, связанные с приемом оплат и логистикой. Если вы торгуете исключительно на таких площадках — касса не требуется. Деньги по договору выводятся на ваш расчетный счет.
При продажах с оформленной самозанятостью
Самозанятость, или налог на профессиональный доход (НДП) применяется физическим лицом при оказании услуг, в том числе по производству и продаже товаров. Согласно 54-ФЗ, самозанятой освобождены от применения кассовых аппаратов при расчетах с клиентами.
Единственное — самозанятой не может продавать товары, которые приобрел у другого поставщика. Для такой деятельности потребуется оформление хотя бы ИП и касса в таком случае потребуется требуется.
Продаете товары только юридическим лицам и ИП
Если работаете B2B и получаете деньги переводом на расчетный счет, то использовать кассу нет необходимости.
Исключение — корпоративные карты. Если покупка совершается сотрудником такой картой, то чек предоставить нужно обязательно. Конечно, если такая возможность есть (нет возможности оплаты картой — нет проблем 😃).
Пользуетесь специализированным сервисом
Смысл такой же как при работе с маркетплейсами и логистической компанией — оплату фактически принимает сторонний сервис по агентскому договору и переводит деньги на ваш расчетный счет за вычетом комиссии. Все издержки по содержанию облачной кассы лежит на агенте.
Клиент же получает чек, в котором будут указаны данные агента и ваши, как поставщика товара.
Заключение
Процесс выбора подходящего решения может быть запутанным. Поэтому, если вы сталкиваетесь с этим в первый раз, то наиболее простым решением будет аренда облачной кассы или работа с сервисом приема платежей, который выступил в роли агента и будет за вас пробивать чеки. Техническая поддержка поможет все настроить и запустить в короткие сроки — в среднем от 1 до 3 дней.